Datenschutzerklärung

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1. Über uns

Swiss Tchoukball, 1000 Lausanne, nutzt für seinen allgemeinen Betrieb verschiedene digitale Tools.

Wir legen grossen Wert auf den Schutz Ihrer Personendaten. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie transparent und verständlich darüber, welche Personendaten wir erheben und wie wir diese verarbeiten.

Die vorliegende Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung aller internen Tools.

Für die Bearbeitung von Personendaten im Rahmen der Nutzung der Websites von Swiss Tchoukball gibt es eine eigene Datenschutzerklärung.

2. Erfasste Daten

2.1. Erfasste Daten nach Benutzertyp

Für jeden Benutzertyp sind im Folgenden die erfassten Personendaten, die Art der Erfassung, die Verwendung der Daten, die Plattform, auf der sie gespeichert werden, sowie die Dritten, an die sie weitergegeben werden, aufgeführt.

Der Zugriff auf die Personendaten wird für jede Plattform im Abschnitt «Auftragsverarbeiter» beschrieben.

Mitarbeiter und Freiwillige von Swiss Tchoukball

Erfasste personenbezogene Daten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Postadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gesprochene Sprachen, Bankverbindung, Porträtfoto.

Erhebungsmethoden:

• Direkt bei den betroffenen Personen angefordert,
• Online-Anmeldeformular
• Bereits in unserem Besitz aufgrund einer anderen Funktion, die als anderer Benutzertyp ausgeübt wird.

Verwendung der Personendaten:

• Interne Zusammenarbeit innerhalb des Verbandes (alle oben genannten Daten)
• Kontaktinformationen ausserhalb des Verbandes (Name, Vorname, E-Mail-Adresse des Verbandes)

Speicherung der Personendaten:

• Podio
• Synology NAS
• Formulare von Swiss Tchoukball
• Website von Swiss Tchoukball (Name, Vorname, E-Mail-Adresse des Verbandes, Porträtfoto)

Athleten des Nationalkaders

Erfasste Personendaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, AHV-Nummer, Nationalität, Postadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Porträtfoto, Unterschrift, Allergien, Kopie des Passes.

Erhebungsmethode: Online-Anmeldeformular

Verwendung der Personendaten:

• Kommunikation
• Veröffentlichung der Kaderaufstellungen
• Anmeldung an internationale Wettkämpfe
• Förderung der Nationalmannschaften
• Beantragung der Swiss Olympic Card
• Beantragung von J+S-Beiträgen
• Altersüberprüfung
• Anwesenheitskontrolle
• Rechnungsstellung (Mitgliederbeitrag, internationale Anlässe)

Speicherung der Personendaten:

• Podio
• Synology NAS
• Formulare von Swiss Tchoukball
• Website von Swiss Tchoukball (Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsjahr, Porträtfoto)

Gesetzliche Vertreter minderjähriger Athleten des Nationalkaders

Erfasste Personendaten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unterschrift.

Erhebungsmethode: Online-Anmeldeformular

Verwendung der Personendaten:

• Kommunikation
• elterliche Einwilligungen
• Rechnungsstellung (Mitgliederbeitrag, internationale Anlässe)

Speicherung der Personendaten:

• Podio
• Synology NAS
• Formulare von Swiss Tchoukball

Schiedsrichter

Erfasste Personendaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Postadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bankverbindung

Erfassungsmethode: Online-Anmeldeformular für Schiedsrichterausbildungen

Verwendung der Personendaten:

• Kommunikation
• Planung von Schiedsrichtereinsätzen
• Altersüberprüfung
• Rechnungsstellung
• Auszahlung von Spesen

Speicherung der Personendaten:

• Podio
• Synology NAS
• Clupik (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ort)
• Website von Swiss Tchoukball (Name und Vorname)
• Schiedsrichterverzeichnis (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ort)

Vertreter der Mitgliedsvereine

Erfasste Personendaten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer

Erfassungsmethode: Abfrage bei den Vereinen bei deren Beitritt sowie zu Beginn jeder Saison

Verwendung der Personendaten:

• Kommunikation
• Rechnungsstellung

Speicherung der Personendaten:

• Podio
• Synology NAS

Verantwortliche der an Swiss-Tchoukball-Wettkämpfen teilnehmenden Teams

Erfasste Personendaten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer

Erfassungsmethode: Anmeldeformular für Teams zu einem Wettkampf

Verwendung der Personendaten:

• Kommunikation

Speicherung der Personendaten:

• Clupik
• Synology NAS

Athleten von Mannschaften, die an Swiss-Tchoukball-Wettkämpfen teilnehmen

Erfasste Personendaten: Name, Vorname, Geburtsdatum

Erfassungsmethode: Formular zum Hinzufügen einer Lizenz

Verwendung der Personendaten:

• Altersüberprüfung
• Teilnahmeberechtigung
• Rechnungsstellung

Speicherung der Personendaten:

• Clupik

Teilnehmer an von Swiss Tchoukball durchgeführten Schulungen

Erfasste Personendaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Postadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer

Erfassungsmethode: Anmeldeformular für Schulungen

Verwendung der Personendaten:

• Altersüberprüfung
• Kommunikation
• Rechnungsstellung

Speicherung der Personendaten:

• Podio
• Synology NAS

Kontakte von Swiss Tchoukball

Erfasste Daten (können von Person zu Person variieren): Name, Vorname, Geschlecht, Postadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gesprochene Sprache.

Erfassungsmethode: direkte Kontakte

Verwendung der Personendaten:

• Korrespondenz
• Networking

Speicherung der Personendaten

• Podio

2.2. Bedingungen für die Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Ihre Daten nach Treu und Glauben und gemäss den in dieser Datenschutzerklärung festgelegten Zwecken. Dabei achten wir auf eine transparente und verhältnismässige Bearbeitung.

Sollten wir diese Grundsätze ausnahmsweise nicht einhalten können, kann die Datenbearbeitung dennoch rechtmässig sein, sofern ein Rechtfertigungsgrund vorliegt. Ein Rechtfertigungsgrund kann insbesondere sein:

• Ihre Einwilligung;
• die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Massnahmen;
• die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften;
• unsere berechtigten Interessen, sofern Ihre Interessen nicht überwiegen.

Möglicherweise sind Sie verpflichtet, uns bestimmte Personendaten zur Verfügung zu stellen, damit wir Ihnen bestimmte Dienstleistungen erbringen oder eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen aufbauen können. Ohne diese Daten sind wir in der Regel nicht in der Lage, Ihnen diese Dienstleistungen zu erbringen oder einen Vertrag zu erfüllen.

2.3. Widerruf der Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Daten

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personendaten für bestimmte Zwecke erteilt haben, bearbeiten wir Ihre Daten im Rahmen dieser Einwilligung, es sei denn, wir verfügen über eine andere Rechtsgrundlage.

Sie können Ihre erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie eine E-Mail an info@tchoukball.ch senden. Bereits erfolgte Datenbearbeitungen sind davon nicht betroffen.
 Wenn Sie unsere Newsletter oder Pressemitteilungen abonniert haben, können Sie auf den Link am Ende der E-Mail klicken, um sich abzumelden.

2.4. Weitergabe an Dritte

Es kann vorkommen, dass wir die Dienste von Dritten oder verbundenen Unternehmen (sogenannte Auftragsverarbeiter) in Anspruch nehmen und ihnen die Bearbeitung Ihrer Daten anvertrauen. Bei den Auftragsverarbeitern, denen wir Ihre Daten anvertrauen, handelt es sich hauptsächlich um IT-Dienstleister (Hosting, Support, Cloud-Dienste, Webdesign usw.).

Zur Erfüllung unserer Aufgaben können wir personenbezogene Daten auch an folgende Empfängergruppen weitergeben:

• Sportorganisationen;
• Partnerorganisationen;
• Bund/Kantone/Gemeinden;
• Zahlungsdienstleister;
• Beratungsunternehmen (Rechts-, Steuerberatung usw.);
• sonstige geschäftliche oder institutionelle Partner.

Wir stellen sicher, dass diese Dritten sowie unsere verbundenen Unternehmen oder Organisationen die Datenschutzvorschriften einhalten und Ihre Personendaten vertraulich behandeln.

Unter bestimmten Umständen sind wir zudem verpflichtet, Ihre Personendaten an Behörden weiterzugeben.

Eine Liste der Auftragsverarbeiter, bei denen wir die Speicherung von Personendaten verwalten, finden Sie im Abschnitt «Auftragsverarbeiter» dieser Datenschutzerklärung.

Drittorganisationen, an die wir regelmässig Personendaten übermitteln:

• Swiss Olympic
• BASPO
• Internationaler Tchoukball-Verband*
• European Tchoukball Federation*
• Tchoukball Geneva Indoors

*Diese Organisationen können personenbezogene Daten im Ausland speichern. Soweit möglich, geschieht dies mit Einwilligung der betroffenen Personen oder auf der Grundlage eines Vertragsverhältnisses.

2.5. Aufbewahrungsdauer der Daten

Grundsätzlich bewahren wir personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Erfüllung der verschiedenen Zwecke, für die die Daten erhoben wurden, erforderlich ist.

Personenbezogene Daten (Name, Vorname) können in Dokumenten enthalten sein, die auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden, da sie für die Bewahrung der Geschichte des Verbandes wichtig sind. Dabei handelt es sich um folgende Dokumente:

• Protokolle
• Organigramme

2.6. Sicherheit Ihrer Daten

Wir bewahren Ihre Daten sicher auf und ergreifen alle geeigneten Massnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Missbrauch oder Änderung zu schützen.

Unsere Vertragspartner und Mitarbeiter, die Zugriff auf Ihre Daten haben, sind verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz einzuhalten. In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, dass wir Ihre Anfragen an mit uns verbundene Unternehmen weiterleiten. Auch in diesen Fällen werden Ihre Daten vertraulich behandelt.

2.7. Ihre Rechte

2.7.1. Auskunftsrecht

Sie können jederzeit Auskunft über die Daten verlangen, die wir über Sie gespeichert haben. Bitte senden Sie Ihre Auskunftsanfrage zusammen mit einem Identitätsnachweis an info@tchoukball.ch.

Sie haben ausserdem das Recht, Ihre Daten in einem gängigen Dateiformat zu erhalten, wenn wir Ihre Daten automatisiert bearbeiten und wenn:

• Sie Ihre Einwilligung zur Bearbeitung dieser Daten erteilt haben; oder
• Sie Daten im Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Erfüllung eines Vertrags übermittelt haben.

Wir können den Zugang zu den Daten oder deren Herausgabe einschränken oder verweigern, wenn dies unseren gesetzlichen Verpflichtungen, unseren eigenen berechtigten Interessen oder dem öffentlichen Interesse oder den Interessen Dritter zuwiderläuft.

Die Bearbeitung Ihrer Anfrage unterliegt der gesetzlichen Bearbeitungsfrist von 30 Tagen. Wir können diese Frist jedoch verlängern, wenn ein hohes Anfrageaufkommen besteht, aus rechtlichen oder technischen Gründen oder weil wir weitere Informationen von Ihnen benötigen. Über die Fristverlängerung werden Sie rechtzeitig informiert.

2.7.2. Löschung und Berichtigung

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Löschung oder Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen. Wir können dem Antrag ablehnen, wenn gesetzliche Bestimmungen uns verpflichten, die Daten länger aufzubewahren bzw. nicht zu ändern, oder wenn Ihrem Antrag ein Berechtigungsgrund entgegensteht.

Bitte beachten Sie, dass die Ausübung Ihrer Rechte unter bestimmten Umständen im Widerspruch zu vertraglichen Vereinbarungen stehen und Auswirkungen auf die Vertragserfüllung haben kann (z. B. vorzeitige Vertragsauflösung oder finanzielle Folgen) oder zum Verlust von Vorteilen oder Dienstleistungen führen kann.

2.7.3. Rechtsmittel

Wenn Sie von der Bearbeitung personenbezogener Daten betroffen sind, haben Sie das Recht, Ihre Rechte gerichtlich geltend zu machen oder eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Die zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

3. Auftragsverarbeiter

Infomaniak

Die folgenden Plattformen werden bei Infomaniak in der Schweiz gehostet:

• Website von Swiss Tchoukball — https://tchoukball.ch
• Wiki von Swiss Tchoukball — https://wiki.tchoukball.ch
• Formulare von Swiss Tchoukball – https://forms.tchoukball.ch
• E-Mails (Konten mit Adressen unter @tchoukball.ch)
• E-Mail-Diskussionslisten
• Newsletter
• Matomo (Webstatistiken)
• Synology NAS (zentraler Dateispeicher)

Die Geschäftsbeziehung zwischen Swiss Tchoukball und Infomaniak richtet sich nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Infomaniak.

Zugriff auf die Daten

Die auf der Website oder im Wiki von Swiss Tchoukball veröffentlichten Personendaten sind öffentlich zugänglich. Auf die auf dem Synology-NAS gespeicherten Personendaten haben ausschliesslich Mitarbeiter von Swiss Tchoukball Zugriff. Je nach Art und Verwendungszweck der Daten ist der Zugriff auf den Vorstand oder bestimmte Fachkommissionen beschränkt.

Speicherort der Daten

Alle Server von Infomaniak befinden sich in Rechenzentren in der Schweiz.

Weitere Einzelheiten zur Datenbearbeitung durch Infomaniak sind in deren Data Processing Addendum aufgeführt.

Clupik

Swiss Tchoukball nutzt Clupik, eine «Software as a Service», die von dem gleichnamigen Unternehmen verwaltet und gehostet wird. Clupik wird für die Verwaltung der Swiss-Tchoukball-Wettkämpfe verwendet.

Die Beziehung zwischen Swiss Tchoukball und Clupik wird durch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Clupik geregelt.

Zugriff auf die Daten

Die auf Clupik gespeicherten Personendaten sind für die Mitarbeiter von Swiss Tchoukball zugänglich.

Speicherort der Daten

Clupik wird auf Servern von Google in Belgien gehostet.

Weitere Einzelheiten zur Datenbearbeitung durch Clupik finden sich in deren Datenschutzerklärung.

Cloud Software Group

Swiss Tchoukball nutzt Podio, eine «Software as a Service», die von der Cloud Software Group verwaltet und gehostet wird. Podio ist das zentrale Datensystem von Swiss Tchoukball. Es ermöglicht ausserdem die Einrichtung von Online-Anmeldeformularen.

Die Beziehung zwischen Swiss Tchoukball und der Cloud Software Group wird durch deren Allgemeine Geschäftsbedingungen geregelt.

Zugriff auf die Daten

Die auf Podio gespeicherten Personendaten sind für die Mitarbeiter von Swiss Tchoukball zugänglich.

Speicherstandort der Daten

Die Cloud Software Group hostet Podio auf Servern von Amazon Web Services in Irland.

Weitere Einzelheiten zur Datenbearbeitung durch die Cloud Software Group sind in deren Data Processing Addendum aufgeführt.

4. Kontakt

Der Verantwortliche für die Datenbearbeitung ist:
Swiss Tchoukball

1000 Lausanne

E-Mail: info@tchoukball.ch

4.1. E-Mail

Bei Fragen oder Anliegen können Sie uns per E-Mail unter der Adresse info@tchoukball.ch kontaktieren. Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden folgende Daten bearbeitet: E-Mail-Adresse; Inhalt, Betreff und Datum Ihrer E-Mail; von Ihnen angegebene Kontaktdaten (z. B. Name, Telefonnummer, Adresse).

Die Daten, die Sie uns übermitteln, werden gespeichert und dienen uns zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

4.2. Kontaktformular

Auf unserer Website können Sie über ein elektronisches Kontaktformular Kontakt mit uns aufnehmen. Die Daten, die Sie in die Eingabemaske eingeben, wie beispielsweise Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse usw., werden uns dann übermittelt und gespeichert.

Die Daten, die Sie uns übermitteln, werden gespeichert und dienen uns zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

5. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern. Sie werden darüber nicht ausdrücklich informiert. Es liegt daher in Ihrer Verantwortung, diese Erklärung regelmässig zu überprüfen. Unter der Änderungsverlauf dieser Seite können Sie einsehen, was sich wann geändert hat. Wenn Sie die betreffenden internen Tools nach der Einführung allfälliger Änderungen weiterhin nutzen, gilt dies als Ihre Zustimmung zu diesen Änderungen.