Déclaration de protection des données

1. À propos de nous

Swiss Tchoukball, 1000 Lausanne, exploite plusieurs outils numériques pour son fonctionnement général.

Nous accordons une grande importance à la protection de vos données personnelles. Dans cette déclaration de protection des données, nous vous informons de manière transparente et compréhensible sur les données personnelles que nous collectons et sur la manière dont nous les traitons.

La présente déclaration de protection des données couvre l’utilisation de tous les outils internes.

Pour le traitement des données personnelles fait dans le cadre de l’utilisation des sites web de Swiss Tchoukball, il existe une déclaration de protection des données dédiées.

2. Données collectées

2.1. Données collectées par type d’utilisateur

Pour chaque type d’utilisateur sont listés ci-dessous les données personnelles collectées, la méthode de collection, l’utilisation faite des données, sur quelle plateforme elles sont stockées et à quels tiers elles sont transmises.

L’accès aux données personnelles est décrit pour chaque plateforme, dans la section « Sous-traitants ».

Staff de Swiss Tchoukball

Données personnelles collectées : nom, prénom, date de naissance, genre, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, langues parlées, coordonnées bancaires, photo portrait.

Méthode de collection : demandées directement aux personnes concernées, ou déjà en notre possession de par la fonction des personnes selon un autre type d’utilisateur.

Utilisation des données personnelles :

• Collaboration à l’interne de la fédération (toutes les données mentionnées ci-dessus)
• Information de contact à l’externe de la fédération (nom, prénom, adresse e-mail de fédération)

Stockage des données personnelles :

• Podio
• Odoo
• Site web de Swiss Tchoukball (nom, prénom, adresse e-mail de fédération, photo portait)

Athlètes du Cadre national

Données personnelles collectées : nom, prénom, date de naissance, genre, numéro AVS, nationalité, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, photo portait, signature.

Méthode de collection : Formulaire d’inscription en ligne

Utilisation des données personnelles :

• Communications
• Publication des effectifs
• Inscription à des compétitions internationales
• Promotion des équipes nationales
• Obtention de Swiss Olympic Card
• Obtention de subventions J+S
• Vérification de l’âge
• Contrôle des présences
• Facturation (cotisation, événements internationaux)

Stockage des données personnelles :

• Podio
• Odoo
• JotForm
• Site web de Swiss Tchoukball (nom, prénom, genre, année de naissance, photo portait)

Représentants légaux d’athlètes mineurs du Cadre national

Données personnelles collectées : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, signature.

Méthode de collection : Formulaire d’inscription en ligne

Utilisation des données personnelles :

• Communications
• Autorisations parentales
• Facturation (cotisation, évènements internationaux)

Stockage des données personnelles :

• Podio
• Odoo
• JotForm

Arbitres

Données personnelles collectées : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, coordonnées bancaires

Méthode de collection : Formulaire d’inscription en ligne aux formations d’arbitre

Utilisation des données personnelles :

• Communications
• Planification des arbitrages
• Vérification de l’âge
• Facturation
• Versement de défraiements

Stockage des données personnelles :

• Podio
• Odoo
• Clupik (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, localité)
• Site web de Swiss Tchoukball (nom et prénom)
• Annuaire des arbitres (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, localité)

Représentants des clubs adhérents

Données personnelles collectées : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone

Méthode de collection : Demande aux clubs à leur adhésion, puis au début de chaque saison

Utilisation des données personnelles :

• Communications
• Facturation

Stockage des données personnelles :

• Podio
• Odoo

Responsables d’équipes participant aux compétitions Swiss Tchoukball

Données personnelles collectées : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone

Méthode de collection : Formulaire d’inscription d’équipe à une compétition

Utilisation des données personnelles :

• Communications

Stockage des données personnelles :

• Clupik

Athlètes d’équipes participants aux compétitions Swiss Tchoukball

Données personnelles collectées : Nom, prénom, date de naissance

Méthode de collection : Formulaire d’ajout de licence

Utilisation des données personnelles :

• Vérification de l’âge
• Autorisation de participation
• Facturation

Stockage des données personnelles :

• Clupik

Participants aux formations données par Swiss Tchoukball

Données personnelles collectées : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone

Méthode de collection : Formulaire d’inscription aux formations

Utilisation des données personnelles :

• Vérification de l’âge
• Communications
• Facturation

Stockage des données personnelles :

• Podio
• Odoo

Contacts de Swiss Tchoukball

Données collectées (peut varier d’une personne à l’autre) : nom, prénom, genre, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, langue parlée.

Méthode de collection : contacts directs

Utilisation des données personnelles :

• Correspondances
• Réseautage

Stockage des données personnelles

• Podio

2.2. Conditions de traitement des données

Nous traitons vos données en toute bonne foi et conformément aux finalités définies dans la présente déclaration de protection des données. Ce faisant, nous veillons à un traitement transparent et proportionné.

Si, exceptionnellement, nous ne pouvons pas respecter ces principes, le traitement des données peut tout de même être légal, dans la mesure où il existe un motif justificatif. Un motif justificatif peut être notamment:

• votre consentement ;
• l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• le respect de dispositions légales ;
• nos intérêts légitimes, dans la mesure où vos intérêts ne prévalent pas.

Il se peut que vous soyez obligé de nous fournir certaines données à caractère personnel afin que nous puissions vous fournir certains services ou établir des relations commerciales avec vous. Sans ces données, nous ne sommes généralement pas en mesure de vous fournir ces services ou d'exécuter un contrat.

2.3. Révocation du consentement de traitement de vos données

Si vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données personnelles à des fins spécifiques, nous traitons vos données dans le cadre de ce consentement, sauf si nous disposons d'un autre motif justificatif. 

Vous pouvez à tout moment révoquer le consentement que vous avez donné en envoyant un e-mail à info@tchoukball.ch. Les traitements de données déjà effectués ne sont pas concernés.
Si vous vous êtes abonné à nos newsletters ou à nos communiqués de presse, vous pouvez cliquer sur le lien indiqué dans les newsletters, respectivement dans les communiqués de presse pour vous désabonner.

2.4. Transmission à des tiers

Nous pouvons être amenés à recourir aux services de tiers ou de sociétés affiliées (appelés sous-traitants) et à leur confier le traitement de vos données. Les sous-traitants auxquels nous confions vos données sont principalement des prestataires de services informatiques (hébergement, support, services cloud, conception de sites web, etc.).

Afin de remplir notre mission, nous pouvons également transmettre des données à caractère personnel aux catégories de destinataires suivantes :

• Organisations sportives ;
• Organisations partenaires ;
• Confédération/Cantons/Communes ;
• Prestataires de services de paiement ;
• Sociétés de conseil (juridique, fiscal, etc.) ;
• Autres partenaires commerciaux ou institutionnels.

Nous veillons à ce que ces tiers et nos entreprises ou organisations liées respectent les prescriptions en matière de protection des données et traitent vos données personnelles de manière confidentielle. 

Dans certaines circonstances, nous sommes également tenus de communiquer vos données personnelles aux autorités. 

Vous trouverez la liste des sous-traitants chez lesquels nous gérons le stockage de données personnelles dans la section « Sous-traitants » de cette déclaration de protection des données.

Organisations tierces auxquelles nous transmettons régulièrement des données personnelles :

• Swiss Olympic
• OFSPO
• Fédération internationale de tchoukball*
• European Tchoukball Federation*
• Tchoukball Geneva Indoors

*Ces organisations peuvent être amenées à stocker des données personnelles à l’étranger. Dans la mesure du possible, nous le faisons avec le consentement des personnes concernées ou sur la base d'une relation contractuelle.

2.5. Durée de conservation des données

Nous ne conservons en principe les données à caractère personnel que le temps nécessaire à la réalisation des différentes finalités pour lesquelles les données ont été collectées.

2.6. Sécurité de vos données

Nous conserverons vos données en toute sécurité et prenons toutes les mesures appropriées pour protéger vos données contre toute perte, accès non autorisé, utilisation abusive ou modification.

Nos partenaires contractuels et nos collaborateurs qui ont accès à vos données sont tenus de respecter les dispositions légales relatives à la protection des données. Dans certains cas, il sera nécessaire que nous transmettions vos demandes à des entreprises qui nous sont liées. Dans ces cas également, vos données seront traitées de manière confidentielle.

2.7. Vos droits

2.7.1. Droits d’accès

Vous pouvez à tout moment demander des informations sur les données que nous avons enregistrées à votre sujet. Nous vous prions d'envoyer votre demande de renseignements accompagnée d'un justificatif d'identité à info@tchoukball.ch.

Vous avez également le droit de recevoir vos données dans un format de fichier courant lorsque nous traitons vos données de manière automatisée, et lorsque :

• vous avez donné votre consentement pour le traitement de ces données ; ou
• vous avez communiqué des données en rapport avec la conclusion ou l'exécution d'un contrat.

Nous pouvons limiter ou refuser l'accès ou la remise des données si cela va à l'encontre de nos obligations légales, de nos propres intérêts légitimes ou de l'intérêt public ou des intérêts d'un tiers.

Le traitement de votre demande est soumis au délai de traitement légal de 30 jours. Nous pouvons toutefois prolonger ce délai en raison d'un volume élevé de demandes, pour des raisons juridiques ou techniques ou parce que nous avons besoin de plus amples informations de votre part. Vous serez informé de la prolongation du délai en temps utile.

2.7.2. Suppression et rectification

Vous avez à tout moment la possibilité de demander la suppression ou la rectification de vos données. Nous pouvons rejeter la demande si des dispositions légales nous obligent à conserver les données plus longtemps respectivement à ne pas les modifier ou si un motif d'autorisation s'oppose à votre demande.

Veuillez noter que l'exercice de vos droits peut, dans certaines circonstances, entrer en conflit avec des accords contractuels et avoir des conséquences sur l'exécution du contrat (par exemple, résiliation anticipée du contrat ou conséquences financières) ou conduire à la perte d’avantages ou de services.

2.7.3. Voies de recours

Si vous êtes concerné par le traitement de données à caractère personnel, vous avez le droit de faire valoir vos droits en justice ou de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance compétente. L'autorité de surveillance compétente en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

3. Sous-traitants

Infomaniak

Les plateformes suivantes sont hébergées chez Infomaniak, en Suisse :

• Site web de Swiss Tchoukball — https://tchoukball.ch
• Wiki de Swiss Tchoukball — https://wiki.tchoukball.ch
• E-mails (comptes des adresses @tchoukball.ch)
• Listes de discussion e-mail
• Newsletters
• Matomo (statistiques du site web)
• NAS Synology (stockage de fichiers centralisé)

La relation entre Swiss Tchoukball et Infomaniak est établie via les conditions générales d’Infomaniak.

Accès aux données

Les données personnelles publiées sur le site web ou le wiki de Swiss Tchoukball sont publiques. Les données personnelles stockées sur le NAS Synology ne sont accessibles que par des membres du staff de Swiss Tchoukball. Selon la caractéristique et l’utilisation des données, leur accès est limité au Comité exécutif ou à certaines commissions spécifiques.

Localisation des données

Tous les serveurs d’Infomaniak se trouvent dans des centres de données en Suisse.

Plus de détails sur le traitement des données par Infomaniak sont donnés dans leur Data Processing Addendum.

FIEF management

La plateforme suivante est hébergée chez FIEF management

• Odoo (logiciel comptable)

La relation entre Swiss Tchoukball et Odoo est établie via un contrat de prestation.

Accès aux données

Les données personnelles stockées sur Odoo sont accessible par la personne ayant le rôle de responsable des finances de Swiss Tchoukball, ainsi que par FIEF management. Toute utilisation des données personnelles par FIEF management sera strictement limitée aux fins établies par le consentement explicite de Swiss Tchoukball et conformément à la législation en vigueur sur la protection des données personnelles. Le transfert depuis et vers les postes de travail des utilisateurs est crypté.

Localisation des données

FIEF management héberge l’instance Odoo de Swiss Tchoukball sur un serveur en Suisse.

Clupik

Swiss Tchoukball utilise le software as a service Clupik géré et hébergé par l’entreprise éponyme. Clupik est utilisé pour la gestion des compétitions Swiss Tchoukball.

La relation entre Swiss Tchoukball et Clupik est établie via les conditions générales de Clupik.

Accès aux données

Les données personnelles stockées sur Clupik sont accessibles par le staff de Swiss Tchoukball.

Localisation des données

Clupik est hébergé sur des serveurs de Google en Belgique.

Plus de détails sur le traitement des données par Clupik sont donnés dans leur Politique de confidentialité.

Cloud Software Group

Swiss Tchoukball utilise le software as a service Podio, géré et hébergé par le Cloud Software Group. Podio est le système central de données de Swiss Tchoukball. Il permet aussi de mettre en place des formulaires d’inscription en ligne.

La relation entre Swiss Tchoukball et Cloud Software Group est établie via leur conditions générales d’utilisation.

Accès aux données

Les données personnelles stockées sur Podio sont accessibles par le staff de Swiss Tchoukball.

Localisation des données

Cloud Software Group héberge Podio sur des serveurs d’Amazon Web Services en Irlande.

Plus de détails sur le traitement des données par le Cloud Software Group sont donnés dans leur Data Processing Addendum.

JotForm

Swiss Tchoukball utilise le software as a service JotForm, géré et hébergé par l’entreprise éponyme. JotForm est utilisé pour mettre en place des formulaires d’inscription en ligne, avec signature manuscrite numérique.

La relation entre Swiss Tchoukball et JotForm est établie via les conditions générales de JotForm.

Accès aux données

Les données personnelles stockées sur JotForm sont accessibles par le staff de Swiss Tchoukball.

Localisation des données

JotForm héberge ses données sur des serveurs d’Amazon Web Services ou de Google, en Europe ou aux États-Unis. JotForm respecte le Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

Plus de détails sur le traitement des données par JotForm sont donnés dans leur Politique de confidentialité.

5. Nous contacter

Le responsable du traitement de données est :
Swiss Tchoukball

1000 Lausanne

E-mail : info@tchoukball.ch

5.1. Courrier électronique

Pour toute question ou demande, vous avez la possibilité de nous contacter par e-mail à l'adresse info@tchoukball.ch. Si vous nous contactez par e-mail, les données suivantes seront traitées: adresse e-mail ; contenu, objet et date de votre e-mail ; données de contact que vous avez indiquées (p. ex. nom, numéro de téléphone, adresse).

Les données que vous nous transmettez sont enregistrées et nous servent à traiter votre demande.

5.2. Formulaire de contact

Sur notre site web, vous pouvez prendre contact avec nous via un formulaire de contact électronique. Les données que vous indiquez dans le masque de saisie, telles que votre nom, votre adresse e-mail, etc. nous sont alors transmises et enregistrées. 

Les données que vous nous transmettez sont enregistrées et nous servent à traiter votre demande.

6. Mises à jour de cette déclaration de protection des données

Nous pouvons modifier cette déclaration de protection des données à tout moment. Vous n'en serez pas informé explicitement. Vous êtes donc responsable de la vérification régulière de cette déclaration. Si vous continuez d'utiliser ce site web après l'introduction d'éventuelles modifications, cela équivaut à votre acceptation de ces modifications.