Communication interne

À l'interne, Swiss Tchoukball distingue sa communication sur trois niveaux : Conversation, Discussion, Publication.

Conversation

Il s'agit du mode de communication le plus utilisé et qui est souvent le point de départ de toute action au projet.

Il est utilisé pour régler les petits détails, poser une simple question, lancer une idée, etc. et qui ne requiert pas encore qu'on en garde une trace écrite.

Outils

• Conversation en face à face
• Téléphone, audio/vidéo conférence
• Slack

Slack

Slack est une application de messagerie instantanée professionnelle utilisée par plus d'un million d'utilisateurs quotidiennement.

On y créé une équipe pour une organisation, dans laquelle on peut ajouter les utilisateurs qui peuvent ainsi communiquer entre eux par messages directs ou en groupes.

Quelques avantages de Slack par rapport aux applications de messagerie instantanée utilisées par le tout public :

• Quand une personne rejoint l'équipe Slack, elle peut directement communiquer avec tous les membres de l'équipe, elle n'a pas besoin d'ajouter chaque personne individuellement.
• Les conversations liées à l'organisation ne sont pas mélangées avec vos discussions privées.
• Il est possible de créer des groupes ouverts que n'importe quelle personne de l'organisation peut consulter ou même rejoindre si elle le souhaite.

Swiss Tchoukball utilise la version gratuite de Slack.

Discussion

On arrive à ce mode de communication si une idée plus concrète ressort d'une conversation et qu'il commence ainsi à être important d'en discuter en un endroit précis, accessible par plus de monde.

Outils

• Réunions (PV)
• Asana

Asana

Asana est un gestionnaire de projets pour équipes.

On peut y créer des projets qui chacun contiennent des tâches. La tâche est l'élément de base d'Asana. Elle peut toutefois être utilisée pour bien plus que de simplement indiquer quelque chose à accomplir. Il est possible d'ajouter des commentaires dans chaque tâche, ce qui lui permet d'être vue comme un sujet de discussion.

Swiss Tchoukball utilise la version gratuite d'Asana.

Publication

Suite aux discussions, il peut y avoir décisions ou informations importantes dont il est nécessaire qu'elles soient synthétisées et facile d'accès pour toute l'organisation.

C'est ce que permet la publication sur une plateforme centrale.

Outils

• Wiki

Wiki

Un wiki est une application web qui permet la création, la modification et l'illustration collaborative de pages web. Wikipédia est le wiki le plus connu. Mais n'importe qui peut créer un wiki. Cela permet par exemple, et en l'occurrence, de centraliser toutes les connaissances d'une organisation.

La page que vous lisez actuellement se trouve sur le wiki de Swiss Tchoukball qui fonctionne avec MediaWiki.

Remarques

Et l'e-mail dans tout ça ?

L'e-mail est un moyen de communication qui est énormément utilisé partout dans le monde, mais qui n'a que très très peu évolué et qui ne s'est pas adapté à l'évolution des modes de communication. Il est populaire car il est très simple, mais il a ainsi tendance à être utilisé pour tous les niveaux de communication. Il ne permet pas de structurer et d'archiver convenablement la communication au sein d'une organisation.

Malheureusement sa popularité fait qu'il est très difficile de s'en passer, notamment pour ce qui est de la communication inter-organisation. Il fait donc toujours partie des outils de communication utilisées par Swiss Tchoukball, mais nous ne l'intégrons pas dans la structure de nos modes de communication, le but étant de s'en passer le plus possible à l'interne.

Questions ?

Si vous êtes un bénévole actif au sein de Swiss Tchoukball, vous pouvez poser vos questions sur Slack au responsable de la communication de Swiss Tchoukball.

Si vous êtes externe à Swiss Tchoukball, vous pouvez nous contacter par e-mail à info@tchoukball.ch.

Références

Source d'inspiration : https://watirmelon.blog/2016/07/22/how-we-communicate-at-automattic/