Organisation d'une délégation pour une compétition internationale

Cette marche à suivre est rédigée pour essayer de couvrir le plus de situations possibles. Certaines tâches ou remarques ne sont pas forcément applicable à tous les événements. Typiquement quand il est fait mention de parents ou de représentant l’égal, cela s’applique que pour les événements qui comportent des catégories juniors. Par souci de clarté et de simplicité, les noms pouvant être déclinés dans les deux genres le seront uniquement au masculin.

Marche à suivre

Quand	Quoi
Une année avant la compétition	Réception des premières informations sur la compétition, notamment les dates. Informer la commission sponsoring de se préparer à rechercher des sponsors pour l’événement.
Avant le premier entraînement de la saison	Regarder avec les entraîneurs pour fixer une date de sélection des joueurs. Au plus tard au dernier entraînement de l’année civile.
Avant le premier entraînement de la saison	Préparer une présentation de l’événement aux joueurs et parents. Y indiquer : Qui sont les organisateurs (p. ex. : FITB pour la compétition et Swiss Tchoukball pour la délégation) Le lieu de la compétition Les dates de la compétition Les équipes que l’on pense envoyer (les experts J+S ne recommandent pas d’envoyer des équipes M15 ou plus jeunes) Les critères de sélection administratifs (nationalité, résidence depuis un certain temps, …) Les critères de sélection sportifs (nombre de joueurs minimum et maximum par équipe, qui est le sélectionneur, à quel moment sera communiqué la sélection) A quel entraînement la sélection sera donnée. Une estimation de l’effectif de la délégation (nombre total de joueurs, d’accompagnants, coachs, arbitres, supporters) Les critères de sélection des accompagnants Les tâches des accompagnants Des premières informations sur le voyage (moyen de transport, séjour sur place avant, dates approximatives Une estimation des coûts (voyage, logement en pension complète, transports sur place, inscription au tournoi, équipement, camp de préparation) Les éventuelles réductions des coûts qui pourraient s’appliquer Que les essayages des échantillons se feront au troisième entraînement de la saison et qu’il est donc vraiment important d’y être présent pour être sûr d’avoir un équipement à sa taille. Que les photos individuelles et d’équipe se feront après l’entraînement où la sélection sera donnée. Que faire si on est intéressé (remplir le formulaire) Le lien vers la page web de la délégation pour l’événement (voir plus bas)
Avant le premier entraînement de la saison	Préparer un formulaire que les intéressés doivent remplir en précisant s’ils remplissent les critères administratifs. Cela nous permet de savoir quelles sont les équipes qui peuvent être réalisées pour la compétition ainsi que si une sélection devra être faite pour ne pas dépasser le nombre maximum de joueur par équipe. Y demander : Le nom du joueur Le prénom du joueur La date de naissance du joueur (pour vérifier la catégorie) La nationalité du joueur Si pas de nationalité suisse, le nombre d’année depuis que le joueur habite en Suisse. S’il souhaite faire le voyage aller/retour avec Swiss Tchoukball ou juste l’aller. La signature du joueur Le nom du représentant légal Le prénom du représentant légal La signature du représentant légal Y indiquer : Une formulation stipulant que si le joueur signe le formulaire, il confirme que les informations qu’il a écrites sont correctes et il confirme sa volonté de participer à l’événement avec l’équipe suisse correspondant à sa catégorie et sous réserve de sélection par les entraîneurs. Une formulation stipulant que si le représentant légal signe le formulaire, il confirme que les informations qu’il a écrites sont correctes et il autorise son enfant à participer à l’événement avec l’équipe suisse correspondant à sa catégorie et sous réserve de sélection par les entraîneurs. Un délai pour rendre le formulaire (au deuxième entraînement de la saison) et comment le rendre. Tout autre information devrait déjà avoir été récolté dans le formulaire d’inscription au cadre national.
Avant le premier entraînement de la saison	Préparer un formulaire pour les personnes intéressées à se joindre à la délégation en tant que supporter, accompagnant ou arbitre. Y demander : Le nom de la personne Le prénom de la personne La date de naissance de la personne La nationalité de la personne Le numéro de téléphone de la personne L’adresse e-mail de la personne Y indiquer : Un délai pour rendre le formulaire (au deuxième entraînement de la saison) et comment le rendre. Que ce n’est pas une inscription définitive, mais juste une indication d’intérêt afin de pouvoir prendre contact au moment où il faudra vraiment s’engager.
Avant le premier entraînement de la saison	Regarder avec Tchoukball Promotion pour obtenir des échantillons de tous les équipements qui devront être commandés pour l’événement. Les échantillons devront être prêt pour le troisième entraînement.
Avant le premier entraînement de la saison	Mettre en place une page web qui contiendra toutes les informations nécessaires destinées à la délégation : lieu, date, voyage, hébergement, planning détaillé, coûts, sponsoring, précautions, informations administratives, informations techniques, informations sur le tournoi, informations pratiques, comportement, tâches des accompagnants, camp de préparation, effectif de la délégation, historique des modifications sur le site.
Au premier entraînement de la saison	Faire la présentation de l’événement aux joueurs et aux parents. Distribuer le formulaire aux joueurs Envoyer le formulaire par e-mail aux mailing-lists des catégories concernées. Envoyer le formulaire pour les supporters ou accompagnants aux mailing-lists des catégories concernées ainsi qu’aux clubs de Swiss Tchoukball.
Après le premier entraînement de la saison	Préparer une charte de délégation définissant quelques règles d’usage. Parler du respect et de la politesse, du savoir vivre, des règles de sécurité et préciser qu’il faut bien suivre les instructions des personnes de référence.
Au deuxième entraînement de la saison	Récupérer les formulaires distribués lors du dernier entraînement. Récupérer les formulaires d’indication d’intérêt pour supporters ou accompagnants. Déduire le nombre d’équipes qui seront inscrites et dans quelles catégories.
Après le deuxième entraînement de la saison	Contacter une agence de voyage pour obtenir des offres selon les formulaires reçus en retour. Si le voyage se fait en avion, il est suggéré de prendre contact avec l’agence Kuoni d’Yverdon-les-Bains (M. Yves Kaltenrieder). Le voyage de la délégation pour les WYTC 2013 a très bien été organisé par cette agence. Informer la commission sponsoring des équipes qui seront envoyées pour le dossier de sponsoring de l’événement. Créer une mailing-list avec tous les intéressés (supporters et accompagnants y compris) Envoyer à tous les intéressés une première liste de tous les participants possible à la délégation.
Au troisième entraînement de la saison	Effectuer les essayages des échantillons et bien prendre note des tailles de tout le monde.
Avant l’entraînement où la sélection est donné	Préparer un formulaire d’inscription finale. Y demander : Nom(s) du participant (tel qu’indiqué dans le passeport) Prénom(s) du participant (tel qu’indiqué dans le passeport) Date de naissance du participant Nationalité(s) du participant Adresse postale du participant Numéro de téléphone fixe du participant Numéro de téléphone mobile du participant Adresse e-mail du participant Coordonnées bancaires (en cas de remboursement) Restrictions alimentaires du participant Informations médicales du participant Si le participant est intéressé à faire un cours d’arbitre FITB (indiquer les frais) Si le participant est intéressé à faire un cours de moniteur FITB (indiquer les frais) Taille pour le t-shirt de l’événement (demander aux organisateurs s’il y aurait une table de correspondance pour les tailles par rapport aux mensurations) Remarques du participant Photocopie du passeport Lieu et date (du remplissage du formulaire) Signature du participant Nom du représentant légal Prénom du représentant légal Adresse postale du représentant légal (si différent du participant) Numéro de téléphone fixe du représentant légal (si différent du participant) Numéro de téléphone mobile du représentant légal Numéro de téléphone professionnel du représentant légal Adresse e-mail du représentant légal Remarques du représentant légal Si le représentant légal autorise les responsables à donner à son enfant, si nécessaire, des médicaments disponibles sans prescription. De plus, s’il autorise les responsables à prendre toute mesure utile en cas d’urgence, en particulier dans le domaine médical. Lieu et date (du remplissage du formulaire) Signature du représentant légal Y indiquer : Qui doit remplir ce formulaire (joueurs, coachs, arbitres, accompagnant et supporters) Une formulation stipulant qu’en signant le formulaire, le participant Confirme que les informations qu’il a écrites sont correctes S’engage à participer à l’événement A fait le nécessaire pour avoir congé durant tout l’événement, au minimum depuis le jour du départ et jusqu’au jour de l’arrivée. S’engage à ce que les frais liés à cet événement soient réglés avant le départ, sauf blessure ou maladie accompagnée d’un certificat médical et communiqué rapidement à Swiss Tchoukball après le diagnostique S’engage à respecter la charte de délégation Autorise à ce qu’il soit prit en photo ou filmé durant l’événement et que son image soit utilisé à des fins de promotions du tchoukball. Une formulation stipulant qu’en signant le formulaire, le représentant légal Confirme que les informations écrites par son enfant et par lui-même sont correctes Autorise son enfant à participer à l’événement. S’engage à ce que les frais liés à cet événement soient réglés avant le départ, sauf blessure ou maladie accompagnée d’un certificat médical et communiqué rapidement à Swiss Tchoukball après le diagnostique. Un délai pour rendre le formulaire (entraînement suivant celui où la sélection est donné) et comment le rendre Autorise à ce que son enfant soit prit en photo ou filmé durant l’événement et que son image soit utilisé à des fins de promotions du tchoukball.
Avant l’entraînement où la sélection est donné	Préparer un formulaire d’autorisation pour enfant non accompagné de ses parents. Le formulaire doit être en anglais. Modèle : I, the undersigned <Name, surname>, born the <Date of birth> in <Place of birth>, resident in <Street, no., city, country>, hereby authorize <Name, surname, date and place of birth, nationality, passeport number, street, no., city and country of the accompaniments> to travel from <date de départ> to <date de retour> in <pays de destination> via <pays de transit>, with my child <Name and surname of child>, born the <birth date of child> in <birthplace of child>. Nationality : <Nationality of child> No. of passport : <No. of passport of child> Established : <Date> at <Place>. Signature of head of family <>
A l’entraînement où la sélection est donné	Les entraîneurs doivent annoncer la sélection aux joueurs. Il faut que les entraîneurs mettent au courant les non-sélectionnés avant d’annoncer la sélection à tout le monde. Donner aussi la sélection des accompagnants. Distribuer le formulaire d’inscription finale. S’assurer qu’il y ait suffisamment de maillots à la salle pour faire des photos d’équipe lors de l’entraînement suivant.
A l’entraînement suivant celui où la sélection est donné	Récupérer les formulaires d’inscription finale. Faire les photos individuelles et d’équipe. Ne pas oublier les coachs, arbitres et accompagnants.
Après l’entraînement où les formulaires d’inscription finale ont été récupérés	Faire des lettres de demande de soutien pour chaque joueur afin qu’ils puissent éventuellement obtenir une aide financière auprès de leur ville, commune ou canton. Regarder pour l’organisation d’un camp de préparation à la compétition
Dès que l’on sait combien de personne on peut avoir par chambre	Faire un plan des chambres et l’envoyer aux organisateurs pour qu’ils le communiquent à l’hôtel.
Au dernier entraînement de la saison ou au camp de préparation	Distribuer l’équipement aux joueurs. Prendre note des éventuels défauts qu’il pourrait y avoir et essayer de corriger avant le départ.
Deux mois avant la compétition	Mettre en place un système (p. ex. Google form) pour récupérer les messages d’encouragement du monde du tchoukball ainsi que des amis et de la famille des participants.
Avant le départ	Préparer une liste de toutes les personnes faisant le voyage aller et une liste de toutes les personnes faisant le voyage retour. Envoyer une version imprimable du planning détaillé à toute la délégation. Rappeler à tout le monde de ne pas oublier son passeport (ou carte d’identité si c’est suffisant) S’assurer que les mineurs qui font le voyage prennent bien leur autorisation pour enfant non accompagné de ses parents avec une photocopie de leur passeport et une photocopie de la pièce

Informations à obtenir des organisateurs de l'événement

Demander assez rapidement toutes les informations ci-dessous aux organisateurs. Ils n’auront tout de suite toutes les réponses, mais ils pourront au moins donner une date à laquelle ils estiment qu’ils auront une réponse. Cela nous permet ainsi de savoir quand les relancer sur le sujet.

• Prix
  • Event Fee : Un prix fixe par jour de compétition qui comprend le logement en pension complète, le t-shirt de l’événement, le transport durant la compétition, l’album souvenir et le souper de gala.
  • FITB Fee : Un prix fixe d’inscription au tournoi.
• Délais
  • Pour inscrire les équipes
  • Pour payer un premier montant comme garantie
  • Pour payer tout le reste
  • Pour envoyer les photos
• Compétition
  • Rules & Regulations
  • Lieu
  • Date
  • Taille des terrains
  • Types et tailles des balles
  • Entraînement sur place avant la compétition
  • Durée des matchs
  • Équipes participantes
  • Plan des matchs
• Logistique
  • Moyens d’hydratation des joueurs
  • Hôtel
  • Nom et adresse de l’hôtel
  • Nombre de personnes par chambres
  • Types de lits dans les chambres (doubles ou simples)
  • Possibilités de lessive
  • Accès à Internet
• Transport
  • Transferts Aéroport – Hôtel et retour
  • Déplacements durant la compétition
  • Communication
  • Aurons nous un téléphone ou une carte SIM locale ?
  • Accès à Internet dans la salle de sport
• Santé
  • Formulaire médical à faire remplir à tous les participants

Préparation d’un planning détaillé

Dès la mise en place du site, il faut commencer à préparer le planning détaillé. Au début il ne sera pas du tout détaillé vu que l’on aura peu d’informations. Il faudra le remplir au fur et à mesure que l’on reçoit de nouvelles informations de l’organisation. C’est notamment le plan des matchs qui va permettre de bien avancer dans le planning ainsi que de construire autour des horaires des matchs. Ce planning est donc à construire en étroite collaboration avec les coachs.

Avec les équipes adultes, on peut le faire moins détaillé et n’indiquer que ce qui concerne toute la délégation et laisser les détails aux coachs qui en informeront eux-mêmes leur équipe. Mais avec les équipes juniors, il est important que tous les détails soient indiqués sur le site afin que les parents soient au courant.

Une fois que le planning sera finalisé, il faudra en faire une version imprimable.

Gestion des finances

Préparer un document (p. ex. tableur Excel) qui liste chaque membre de la délégation avec les frais pour chacun de ces membres. Cela permettra de faire une facture en publipostage. Pour les frais de voyage, si on a la possibilité que chaque participant puisse payer à l’agence de voyage, utiliser cette possibilité. Si ce n’est pas le cas, Swiss Tchoukball paye à l’agence et les joueurs payent à Swiss Tchoukball. Si les joueurs n’ont pas payer avant le départ, ils ne partent pas.