Organisation de l'Assemblée des délégués et de la Conférence des présidents

Quand	Quoi
Avant la première réunion du comité de la saison (courant août)	Sélectionner les dates pour l’AD et la CP et vérifier que cela joue avec les membres du comité. L’AD doit avoir lieu un vendredi soir en fin juin afin d’avoir assez de temps après la clôture des comptes. La CP doit avoir lieu tout un samedi après-midi, deux mois avant l’AD.
Après la première réunion du comité de la saison (courant août)	Réserver une salle pour l’AD et la CP. S’assurer qu’elle puisse accueillir au moins une personne par club de Swiss Tchoukball ainsi que les membres du comité. Vérifier qu’elle propose un écran et un projecteur ou faire en sorte d’en prendre.
Début septembre	Annoncer les dates de l’AD et de la CP aux clubs dans l’e-mail de début de saison. Ajouter les dates de l’AD et de la CP dans l’agenda de Swiss Tchoukball.
Deux mois avant la CP	Rappeler la date de la CP aux clubs. Indiquer qu’ils ont jusqu’à un mois avant la CP pour transmettre un sujet de discussion à ajouter à l’ordre du jour.
Trois semaines avant la CP	Envoyer les documents de la CP aux clubs : Invitation Ordre du jour Plan d’accès Documents liés aux sujets à l’ordre du jour Indiquer aux clubs qu’ils doivent nous confirmer leur présence ou s’excuser jusqu’à trois jours avant la CP.
Cinq jours avant la CP	Envoyer un rappel aux clubs pour qu’ils nous confirment leur présence ou s’excusent.
Lors de la CP	Désigner un membre du comité qui s’occupe de prendre le PV de la CP.
Au plus tard deux semaines après la CP	Envoyer le PV de la CP aux clubs.
Deux mois avant l’AD	Rappeler la date de l’AD aux clubs. Indiquer qu’ils ont jusqu’à un mois avant l’AD pour transmettre une proposition à ajouter à l’ordre du jour.
Trois semaines avant l’AD	Envoyer les documents de l’AD aux clubs : Invitation Ordre du jour Plan d’accès PV de la précédente AD Rapport d’activité Comptes Budget Documents de présentation des propositions Indiquer aux clubs qu’ils doivent nous confirmer leur présence ou s’excuser jusqu’à trois jours avant l’AD. Préciser que les clubs doivent prendre leurs décisions en comité sur les points à l’ordre du jour. Il est donc important que les documents de présentation soient le plus complet possible. Préparer la présentation à projeter durant l’AD.
Cinq jours avant l’AD	Envoyer un rappel aux clubs pour qu’ils nous confirment leur présence ou s’excusent.
Lors de l’AD	Faire circuler une feuille de présence que tout le monde doit signer. Désigner un membre du comité qui s’occupe de prendre le PV de l’AD. Faire une photo des personnes présentes à la réunion.
Au plus tard deux semaines après l’AD	Envoyer le PV de l’AD et le Programme d’activité aux clubs. Si nécessaire, mettre à jour tout document modifié suite à une proposition acceptée et les mettre sur le site de Swiss Tchoukball. Si nécessaire, exécuter la marche à suivre « Modification du comité ».