Organisation des réunions du Comité exécutif
Le Comité exécutif se réunit à intervalles réguliers pour discuter de sujets apportés par ses membres, selon leurs domaines respectifs.
Afin de ne pas éterniser les discussions et de pouvoir avancer de manière efficace, cette page documente le cadre à respecter pour la création de l'ordre du jour et le déroulement de la réunion.
Rôles
- Modérateur : Pierre-Alain
- Secrétaire : David
- Planificateur : David
- Minuteur : À définir au début de chaque réunion
Si le détenteur d'un rôle assigné à l'avance ne peut pas participer à une réunion, il est de sa responsabilité de trouver quelqu'un pour le remplacer.
Planification des réunions
Les réunions sont planifiées à l'avance pour toute une saison.
Le planificateur propose une série de dates selon la fréquence désirée des réunions.
Les participants peuvent alors indiquer des conflits avec les dates proposées. Si nécessaire, le planificateur suggère des dates de remplacement.
Une fois les dates fixées. Le planificateur créé les tâches pour l'organisation de chacune des réunions.
Durée de la réunion
La réunion ne doit pas dépasser deux heures de temps.
Une pause de 5 minutes a lieu au milieu de la réunion. Elle ne compte pas dans le temps total de la réunion. Elle peut être sautée si personne ne souhaite faire de pause.
Le minuteur s'assure que le temps estimé pour chaque point de l'ordre du jour ainsi que le temps total de la réunion sont respectés au mieux.
Création de l'ordre du jour
- L'ordre du jour est construit collaborativement par tous les participants, dans la description de la tâche Asana dédié à l'organisation de la réunion en question.
- L'ordre du jour est divisé en quatre sections séparant les niveaux de priorité des points à discuter : Critique / Important / Moyen / Bas
- Quand un participant ajoute un point à l'ordre du jour, il doit :
- l'ajouter sous la forme d'un lien vers la tâche Asana correspondante
- l'ajouter dans la section correspondant à la priorité du point
- indiquer le nom de l'intervenant pour ce point
- indiquer le temps estimé nécessaire à traiter ce point durant la réunion
- indiquer le but de ce point. Celui-ci pouvant être soit une information (ℹ️), soit une discussion (💬), ou une décision (⚡).
- Exemple : ⚡ Revoir le défraiement pour les membres du comité exécutif Pierre-Alain, Aline - 15 minutes
- Le délai pour ajouter des points à l'ordre du jour est fixé à trois jours avant la réunion.
- Trois jours avant la réunion, le modérateur passe en revue l'ordre du jour pour évaluer
- si tous les points entrent dans le temps imparti pour la réunion,
- si tout a vraiment besoin d'être discuté avec tout le comité.
- Si nécessaire, il peut regarder avec les intervenants des points pour
- envisager traiter certains points en dehors d'une réunion du comité
- envisager déplacer certains points à une prochaine réunion du comité
Préparation à la réunion
Les participants prennent connaissance des points de l'ordre du jour (description et commentaires des tâches liées) avant le début de la réunion.
Tout potentiel conflit d'intérêt doit être relevé et documenté avant la réunion.
Durant la réunion
Il est attendu des participants d'être activement présent durant la réunion.
La communication non verbale étant tout aussi importante que la communication verbale, il est demandé à tous d'utiliser une webcam afin que les participants puissent se voir les uns les autres.
Afin d'éviter les interférences et interruptions involontaires, il est demandé aux participants de couper leur micro quand ils ne parlent pas.
Après la réunion
Le secrétaire partage le résumé ou les décisions de chaque point de l'ordre du jour dans les tâches correspondantes.
Ceci permet de suivre à un seul endroit toute l'évolution des discussions d'un sujet spécifique.