Organisation de l'Assemblée des délégués et de la Conférence des présidents

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Marche à suivre pour le Comité exécutif, afin d'organiser l'Assemblée des délégués (AD) et la Conférence des présidents (CP).

Marche à suivre

Quand Quoi
Avant la première réunion du comité de la saison (courant août) Sélectionner les dates pour l’AD et la CP et vérifier que cela joue avec les membres du comité.

L’AD doit avoir lieu un vendredi soir en fin juin afin d’avoir assez de temps après la clôture des comptes.

La CP doit avoir lieu tout un samedi après-midi, deux mois avant l’AD.

Après la première réunion du comité de la saison (courant août) Réserver une salle pour l’AD et la CP.

S’assurer qu’elle puisse accueillir au moins une personne par club de Swiss Tchoukball ainsi que les membres du comité.

Vérifier qu’elle propose un écran et un projecteur ou faire en sorte d’en prendre.

Début septembre Annoncer les dates de l’AD et de la CP aux clubs dans l’e-mail de début de saison.

Ajouter les dates de l’AD et de la CP dans l’agenda de Swiss Tchoukball.

Deux mois avant la CP Rappeler la date de la CP aux clubs.

Indiquer qu’ils ont jusqu’à un mois avant la CP pour transmettre un sujet de discussion à ajouter à l’ordre du jour.

Trois semaines avant la CP Envoyer les documents de la CP aux clubs :
  • Invitation
  • Ordre du jour
  • Plan d’accès
  • Documents liés aux sujets à l’ordre du jour

Indiquer aux clubs qu’ils doivent nous confirmer leur présence ou s’excuser jusqu’à trois jours avant la CP.

Cinq jours avant la CP Envoyer un rappel aux clubs pour qu’ils nous confirment leur présence ou s’excusent.
Lors de la CP Désigner un membre du comité qui s’occupe de prendre le PV de la CP.
Au plus tard deux semaines après la CP Envoyer le PV de la CP aux clubs.
Deux mois avant l’AD Rappeler la date de l’AD aux clubs.

Indiquer qu’ils ont jusqu’à un mois avant l’AD pour transmettre une proposition à ajouter à l’ordre du jour.

Trois semaines avant l’AD Envoyer les documents de l’AD aux clubs :
  • Invitation
  • Ordre du jour
  • Plan d’accès
  • PV de la précédente AD
  • Rapport d’activité
  • Comptes
  • Budget
  • Documents de présentation des propositions

Indiquer aux clubs qu’ils doivent nous confirmer leur présence ou s’excuser jusqu’à trois jours avant l’AD.

Préciser que les clubs doivent prendre leurs décisions en comité sur les points à l’ordre du jour. Il est donc important que les documents de présentation soient le plus complet possible.

Préparer la présentation à projeter durant l’AD.

Cinq jours avant l’AD Envoyer un rappel aux clubs pour qu’ils nous confirment leur présence ou s’excusent.
Lors de l’AD Faire circuler une feuille de présence que tout le monde doit signer.

Désigner un membre du comité qui s’occupe de prendre le PV de l’AD.

Faire une photo des personnes présentes à la réunion.

Au plus tard deux semaines après l’AD Envoyer le PV de l’AD et le Programme d’activité aux clubs.

Si nécessaire, mettre à jour tout document modifié suite à une proposition acceptée et les mettre sur le site de Swiss Tchoukball. Si nécessaire, exécuter la marche à suivre « Modification du comité ».

Réalisation des documents

De manière générale, il est plus efficace de ne pas complètement recréer les documents chaque année, mais de plutôt reprendre les documents de l’année précédente et de les modifier en conséquence.

Restaurant de la Plage

Ces dernières années, la CP et l’AD ont eu lieu au Restaurant de la Plage à Yverdon-les-Bains. C’est un lieu bien centré pour la Suisse romande et qui est « gratuit » dans le sens où nous n’avons que les consommations à payer. Qui plus est, si on fait la demande à l’avance, on nous met à disposition un projecteur et un écran.

Coordonnées 

Restaurant de la Plage
Grèves de Clendy
1400 Yverdon-les-Bains
Tél : 024 425 35 13