Comité exécutif

Le Comité exécutif est l'organe exécutif de Swiss Tchoukball. Il se compose du président, du vice-président, ainsi que de 3 à 6 membres. Le président, le vice-président et les autres membres du Comité exécutif sont élus par l'Assemblée des délégués pour une période statutaire d'une durée de deux ans.

Références dans les statuts

Les articles 20 à 25 des statuts de Swiss Tchoukball définissent les points suivants du Comité exécutif.

• Composition
• Attributions et compétences
• Procédures et décisions
• Engagements légaux
• Attribution du président
• Commissions spéciales

Rôles

Président·e

Cahier des charges

Coordination

Suivre le travail de chaque secteur et s’assurer que tout s’y passe correctement.

Agir en conséquence si ce n’est pas le cas.

Représentation Swiss Tchoukball

Représenter Swiss Tchoukball auprès des autorités et des institutions compétentes.

Relations internationales

Être la personne de contact principale auprès de la Fédération Internationale de Tchoukball (FITB), de la Fédération Européenne de Tchoukball (ETBF) et des autres fédérations nationales.

Désigner un délégué pour l’Assemblée générale de la FITB et l’Assemblée générale de l’ETBF.

Assemblée des délégués et Conférence des présidents

Préparer l’ordre du jour avec le comité et diriger ces deux réunions.

Relire et signer le Procès-verbal avant qu’il ne soit transmis au club par le responsable communication.

Gestion des réunions du Comité exécutif

Préparer les ordres du jour, convoquer et diriger les réunions du comité.

Vice-président·e

La·le vice-président·e est en charge des tâches du·de la président·e au cas où ce·tte dernier·ère se trouverait dans l'incapacité de les réaliser.

Responsable finances

La·le responsable finances est chargé·e de garantir la solvabilité de la fédération. Il·elle se charge de gérer les flux en respect du budget accepté par l'Assemblée des délégués. Le cas échéant, il·elle délègue tout ou partie de cette gestion à un tiers après aval du Comité exécutif ou des adhérents de la fédération.

Cahier des charges

Paiements

• Réceptionner les factures des prestataires externes et les quittances internes
• Contrôler les montants
• Vérifier l'adéquation avec les sommes budgets
• Effectuer le paiement des factures avant échéance
• Effectuer les remboursements internes dans les délais prescrits par le « Règlement financier »
• Effectuer les paiements pour les activités inscrites sous l'égide de la fédération

Cotisations et inscriptions

• Encaisser les finances d'inscription au championnat et à la coupe suisse
• Encaisser les cotisations annuelles des clubs
• Encaisser les cotisations annuelles des membres des cadres nationaux
• Encaisser les finances d'inscriptions aux cours
• Assurer les entrées d'argent dues à la fédération
• Envoyer les rappels

Gestion générale

• Établir le budget annuel
• Réviser périodiquement les écritures des comptes
• Vérifier périodiquement l'adéquation des comptes avec le budget
• Organiser la vérification des comptes
• Garantir des outils de gestion performants et actualisés
• Envoyer des accusés de réception en lien aux versements encaissés

Responsable communication

Cahier des charges

Communication interne

Mettre en œuvre les moyens nécessaires pour une communication efficace au sein et entre le Comité exécutif, les commissions et les clubs adhérents.

Être la personne de référence au Comité exécutif pour le responsable du Service de presse, le responsable du site web et le responsable des archives, si ces responsables ne sont pas membres du Comité exécutif.

Personne de contact

Être la personne de référence auprès de toute entité souhaitant contacter Swiss Tchoukball. Réorienter les interlocuteurs vers la bonne personne au sein de Swiss Tchoukball.

Assemblée des délégués et Conférence des présidents

Rédiger et envoyer les invitations qui seront envoyées aux clubs adhérents en y joignant tous les documents nécessaires.

Pour plus de détails, se référer à l'Organisation de l'Assemblée des délégués et de la Conférence des Présidents.

Gestion du calendrier de la fédération

En plus des événements de Swiss Tchoukball, y ajouter les dates des tournois des clubs adhérents lorsque ceux-ci les communiquent.

Aussi y indiquer les dates des tournois internationaux majeurs.

Newsletter

Rédiger et envoyer une newsletter à fréquence régulière (tous les 2-3 mois) en décrivant les événements passés depuis la dernière newsletter et en faisant passer les éventuelles annonces qui viendraient du Comité exécutif.

Responsable cadre national

Cahier des charges

Équipes

En début de saison, en accord avec le comité, donner les objectifs aux entraineurs du CN

Infrastructures

Réserver les salles de sport en début d'année civile pour la saison suivante

Faire la liste des besoins matériels du CN en fin de saison pour la saison suivante

Inscriptions des équipes nationales aux compétitions

Faire le bilan des équipes nationales voulant inscrire des équipes nationales au TGI

Faire le bilan des équipes nationales voulant inscrire des équipes nationales au WTC, WYTC, ETC, EYTC

Personne de contact

Être la personne de référence auprès des membres du CN pour toutes demandes d'informations

Responsable technique

Cahier des charges

Voir le cahier des charges du responsable de la Commission technique

Responsable développement

Cahier des charges

Voir le cahier des charges du responsable de la Commission de développement

Responsable promotion

Cahier des charges

Voir le cahier des charges du responsable de la Commission promotion

Responsable sponsoring

Cahier des charges

Voir le cahier des charges du responsable de la Commission de sponsoring

Fonctionnement

Le travail du Comité exécutif est défini selon les attributions et compétences définies dans l'article 21 des statuts de Swiss Tchoukball.

Les procédures et décisions du Comité exécutif sont définies dans l'article 22 des statuts de Swiss Tchoukball.

Ci-dessous, le fonctionnement du Comité exécutif est expliqué en détails, en complément aux statuts de Swiss Tchoukball. En cas de conflits, les statuts de Swiss Tchoukball font foi.

Temps de travail

Les membres du Comité exécutif étant tou·te·s bénévoles, il n'y a aucun temps de travail minimum ou horaire de travail à respecter. Chacun effectue ses tâches dans les meilleurs délais, en considérant le temps qu'elle ou il a à disposition.

Documentation du travail

Toutes les tâches du Comité exécutif sont définies dans l'application Asana. L'accomplissement des tâches et le travail nécessaire à leurs réalisations y sont aussi documentées.

Les tâches sont distribuées dans des projets Asana. Le comité dispose d'un projet pour ses tâches générales sur une saison (p.ex Comité 24-25). Les tâches peuvent aussi se trouver dans des projets spécifiques à un secteur sur une saison (p.ex. Développement 24-25 ou Cadre national 24-25), ou pour un événement ou projet particulier (p.ex. Coupe suisse 2025 ou Assemblée des délégués 2025).

Planification

En fin de saison, le Comité exécutif se retrouve pour une journée de travail afin de planifier tout le travail de la saison à venir, en allant le plus possible dans les détails. Le but étant d'être le plus proactif possible sur tout ce qu'il y aura à faire la saison suivante. C'est aussi à ce moment-là que les projets Asana pour la saison suivant la prochaine sont créées (p.ex. création des projets pour la saison 26-27 en fin de saison 24-25). Cela permet, durant la saison en cours, d'avoir un endroit où de nouvelles tâches pour la saison suivante peuvent déjà être placées.

Réunions

Le Comité exécutif planifie 5 à 6 réunions par année pour traiter des sujets nécessitant d'être discutés de vive voix. Les dates pour ces réunions sont définies lors de la dernière réunion de la saison précédente.

En dehors de ces réunions planifiées, il est possible d'organiser d'autres réunions au besoin, afin de discuter de sujets spécifiques.

Les décisions et informations importantes discutées en réunion sont documentées dans les tâches correspondantes sur Asana.

L'organisation des réunions est décrite plus en détails dans Organisation des réunions du Comité exécutif.

Communication

En plus de la documentation effectuée sur Asana, les membres du Comité exécutif restent en contact les uns des autres, que ce soit par appel audio ou messagerie instantanée. Les outils utilisés pour la communication entre deux personnes sont libres du moment que les deux personnes se mettent d'accord. Pour la communication entre plus que deux personnes, le comité utilise le serveur Discord mis en place par la fédération, et notamment le salon privé accessible uniquement du comité.

Plus d'informations sur la page Communication interne.

Notes de frais

Tout frais engendré dans l'exercice des fonctions d'un·e membre du Comité exécutif doit être entré dans le projet Asana Facture et frais, sous la forme d'une tâche, avec le(s) reçu(s) en pièce jointe.

Voir aussi

• Membres actuels du Comité exécutif
• Organisation des réunions du Comité exécutif
• Réunions du Comité exécutif